Una inasistencia es una cita en la que el paciente no llega y no avisa. En odontología pesa más que en otros negocios: el tiempo del profesional y del auxiliar ya estaba reservado, el consultorio pudo haber preparado material y casi nunca hay alguien esperando para ocupar ese espacio. Esta guía reúne medidas que un consultorio puede aplicar sin cambiar de software.
1. Mide antes de cambiar nada
Sin un número de partida no sabrás si lo que hiciste sirvió. Durante un mes, anota por cada día:
- Citas agendadas.
- Pacientes que no llegaron y no avisaron.
- Cancelaciones avisadas, y con cuánto tiempo de anticipación.
Separa por profesional y por tipo de cita. Suele haber diferencias claras: primeras valoraciones, controles largos o citas agendadas con muchas semanas de anticipación tienden a comportarse distinto.
2. Pide una confirmación, no solo avises
Un aviso que no pide respuesta no dice nada sobre si el paciente va a llegar. Un recordatorio con botones (Confirmo, Cambiar cita, Cancelar) convierte el silencio en información: quien no responde es justo a quien hay que llamar.
Con esto, recepción deja de llamar a toda la agenda y solo llama a los que no confirmaron.
3. Haz que cambiar sea más fácil que faltar
Muchos pacientes faltan porque cambiar la cita les parece más difícil que no ir: hay que llamar en horario de oficina, esperar, explicar. Si desde el mismo mensaje pueden pedir otro horario y recibir opciones, una parte de esas inasistencias se vuelve una reprogramación.
4. Envía el recordatorio con tiempo para reaccionar
Un aviso de cancelación dos horas antes no sirve para llenar el espacio. Un recordatorio uno o dos días antes deja tiempo para ofrecer esa hora a otro paciente. Un segundo recordatorio el mismo día ayuda con los olvidos. Ajusta según tus datos: si las primeras valoraciones fallan más, refuerza esas.
5. Ten una lista para llenar los espacios
Cuando alguien cancela con tiempo, el espacio solo se recupera si hay a quién ofrecérselo. Mantén una lista de pacientes que quieren adelantar su cita o que están esperando un control. Con la cancelación registrada al momento, recepción puede escribirles de inmediato.
6. Deja clara tu política, sin castigar
Explica al agendar qué pasa si el paciente no asiste ni avisa: por ejemplo, que la siguiente cita se agenda solo con confirmación previa, o que ciertos procedimientos requieren abono. Escríbelo en el mensaje de agendamiento, no solo en un aviso en la pared. El objetivo es que avisar sea la norma, no cobrar multas.
7. Revisa los datos de contacto
Un recordatorio que no llega no sirve. Al agendar, confirma que el número de celular sea el del paciente y que use WhatsApp. En menores de edad o adultos mayores, registra el número del acudiente que maneja las citas.
Lo que no conviene hacer
- Enviar muchos mensajes. Más de dos recordatorios por cita se vuelve ruido y el paciente deja de leerlos.
- Incluir información clínica en el recordatorio. Basta con fecha, hora, profesional y servicio.
- Dejar las respuestas sin atender. Si el paciente responde “no puedo” y nadie lo lee, el recordatorio empeora la experiencia.
Cómo ayuda el asistente
El asistente se encarga de los pasos 2 a 5: envía el recordatorio con botones desde WhatsApp, ofrece horarios cuando el paciente quiere cambiar, registra cada respuesta en la vista del día y deja a la vista los espacios que se liberan. Funciona con Rydent o con el exporte de tu agenda. Mira cómo funciona en odontología o escríbenos.